Quand les mesures sanitaires ont été mises en place pour ralentir la pandémie du Covid 19, beaucoup de salariés ont emporté leur boulot à la maison et sont devenus des télétravailleurs du jour au lendemain. Une chose est restée au bureau : ce que l’on appelle la culture d’entreprise. Toutes ces croyances communes, ces objectifs communs à atteindre et tout ce qui inspire les collaborateurs. Cette glue qui permet à votre organisation d’attirer les meilleurs talents et d’encourager les collaborateurs à être plus productifs et engagés. La culture d’entreprise est entretenue par la travail quotidien, les plaisanteries autour de la machine à café, les déjeuners entre collègues, la collaboration sur un projet d’équipe et l’énergie qui découle du travail vers un but commun. Comment maintenir cette glue ? Comment entretenir ce sentiment d’appartenance à l’organisation, avec des équipes éparpillées qui travaillent à distance Commencer déjà par détecter les signaux faibles du désengagement.
En quoi le travail à distance peut-il conduire au désengagement des collaborateurs ?
Esprit de collaboration en berne
Si les salariés ne sont pas en face, s’ils n’échangent pas directement, alors il y a une nette déperdition de ce sentiment de travailler ensemble au service d’un même objectif. Il n’y a plus de discussions de couloir. Quand on ne se croise plus dans le couloir ou à la cantine pour déminer les malentendus, les conflits montent très vite. En coupant les salariés les uns des autres et du terrain, le télétravail réduit les occasions pour l'entreprise de voir émerger des solutions inattendues, liées aux occasions de rencontres. La circulation de la parole permettant de faire apparaître des points de vue divergents, il y a une perte en matière d’intelligence collective en l’absence de ces rencontres.
Risque de déséquilibre vie personnelle / vie professionnelle
La coupure entre lieu de travail et lieu de vie n’existe plus forcément. Nombre de collaborateurs surinvestissent leur travail car ils sont chez eux et ont toujours leurs dossiers sous la main.
Manager à distance n’est pas manager en présentiel
Habitué à suivre l'avancement de son équipe en passant une tête par la porte, le manager se trouve déstabilisé une fois isolé chez lui. Il se met à papillonner toute la journée de réunions Skype en visioconférences Zoom. Il finit par exaspérer ses équipes, qui se sont sentent surveillées.
Développement des silos
Le travail en silo s’accroît. Comme des boutons de varicelle, les silos se développent. Vous pouvez être assuré d’avoir des tâches en doublon et un mauvais alignement de l’activité.
Deux tâches incombent au manager pour gérer ce désengagement : repérer les signaux faibles le plus tôt possible et y répondre très vite.
Repérer les signaux faibles
Diminution de la communication, de la relation avec le collaborateur, voire contact stoppé.
Les distances se creusent, les liens se délitent. Les collaborateurs sont moins disponibles, on sent un attachement plus distendu à l'entreprise.
Mails courts et abruptes.
Un collaborateur à distance met du temps à répondre à votre mail ou à votre coup de téléphone ; puisque vous ne pouvez pas passer « une tête » dans son bureau et que ce collaborateur met du temps à répondre à vos appels, c’est un signe que vous devez re-établir le contact avec lui et remettre en place un protocole de communication.
Un collaborateur montre qu’il lui manque des éléments d’information sur un projet ou un programme d’entreprise : si le collaborateur n’est pas dans la boucle d’information, il est temps de le remettre ; si ce collaborateur était pourtant destinataire des mails d’information, c’est qu’il ne prête pas attention aux information qu’on lui communique, ce qui est un signe qu’il se déconnecte.
L’abandon managérial
À distance, les managers ont l'impression que les règles ne sont plus les mêmes. Ils appellent de l'activité de leur équipe, un effort souvent inutile.ssant leur temps à faire du reporting sur l'activité de leur équipe, un effort souvent inutile.
Trop de règles et trop de contrôles véhiculent le message : « je ne vous fais pas confiance ».
Vous réalisez que si vous cessez d’interroger votre collaborateur pour avoir des nouvelles, il pourrait se passer des semaines sans que vous n’ayez aucune nouvelle : c’est signe que votre collaborateur est vraiment désengagé.
Baisse de la collaboration
Peu d’enthousiasme à initier conférence téléphone ou réunion Visio
Absences dans les chats et les activités de groupe.
Collaborateurs présents mais pas engagés. Présents lors des réunions, mais ne participent pas. Il ne parlent que si on leur adresse la parole et leurs réponses sont minimalistes.
Si les réunions sont optionnelles, ils ne participent pas ; ceci est plus particulièrement troublant s’ils participaient auparavant.
Une baisse dans la contribution à la production
Changements dans la productivité. Changement dans les habitudes, absence aux réunions,
retard dans le livrable, deadline dépassée. Peu d’idées et de propositions nouvelles : c’est le signe
le plus évident qu’il se passe quelque chose.
Répondre aux signaux faibles
Donner de la reconnaissance
Mettre en place une culture de la reconnaissance (travail accompli, des compétences mises en avant, offre de formation, développement des talents…)
Apporter, donner de la reconnaissance au travail effectué
Partir de l’entretien professionnel : quelle formation serait utile ? Quel nouvel apprentissage ?
De quels talents et compétences disposent le collaborateur et dont je pourrais faire usage et qui permettraient au collaborateur de se sentir apprécié ?
Mettez en place des opportunités de formation. Les salariés d’aujourd’hui attachent plus d’importance à la formation continue que les générations précédentes.
Être attentif, être à l’écoute du besoin du collaborateur et être moins focalisé sur vos propres réussites.
Célébrer les succès de l’équipe. Donner de la reconnaissance au travail accompli. Individuellement ou en équipe.
Encourager, reconnaissez le travail collaboratif entre télétravailleurs.
Choisir les outils digitaux
Pour favoriser les échanges, mieux vaut adapter les outils au contexte : un appel téléphonique une téléconférence d'une durée raisonnable pour des réunions plus formelles.in d'une équipe, une téléconférence d'une durée raisonnable pour des réunions plus formelles.
Encourager l’usage de systèmes de messagerie, non seulement pour l’échange de documents et d’information mais aussi qui facilitent les échanges informels et les échanges plus personnels entre pairs.
Mettre en place un système qui encourage la collaboration les uns avec les autres, qui amène les collaborateurs à rendre compte les uns aux autres, partagent leurs avancées et les informations.
Donner l’accès à l’information digitale. Donner accès au répertoire des salariés avec leur profil : permet de mieux connaître l’interlocuteur.
Favoriser culture d’entreprise digitale
Newsletter interne, intranet. Plateforme collaborative Slack pour faciliter le travail en équipe ; une plateforme comme Slack est excellente car on peut organiser les conversations en canaux.
Face aux silos géographiques dus à des décalages horaires, différences de langues et de cultures : important de faire communiquer les personnes sur un rythme régulier. Fixer les réunions à une heure compatible avec tout le monde, si possible. Sinon communiquer en temps réel et utiliser Slack ; si une personne dort au moment de l’échange, elle rattrape immédiatement en se loguant.
Si barrière langue : la langue écrite est plus facile à comprendre et à traduire. De plus, utiliser des éléments visuels aident à la compréhension de démonstration et de nouveaux sujetsPartager l’information et être transparent. Avec les outils collaboratifs, cela permet à chacun de savoir ce que fait l’autre et limite le silo.
Montrer l’exemple : se déconnecter
Le risque de porosité étant plus fort, c'est au manager de veiller à la déconnexion de ses collaborateurs, en donnant l'exemple – en cessant, par exemple, d'envoyer des messages à partir de 18 h 30 – ou en appelant à la vigilance quand il repère des excès de zèle nocturnes.
Prévenir des excès : convenir de règles du jeu dans l’équipe pour se gêner le moins possible.
Éviter que le travail à la maison n’empiète sur la vie privée.
Sms pour les urgences.
Mail pour répondre ou poser une question.
Pas de coup de fil après 18h, pas de mail après 20h.
Faire le point sur le nombre de personnes à mettre en copie.
Transformer son mode de management
Pour éviter l’abandon managérial : se concentrer sur le rôle de développeur de compétences de ses collaborateurs, en prenant régulièrement le pouls de leurs besoins, et en devenant le pivot qui éclaire un problème d'un nouveau point de vue ou oriente vers les bons interlocuteurs.
Faire des points toutes les 2, 3 semaines plutôt que tous les jours.
Mettre en place des rituels – un rapide « bonjour » le matin pour échanger quelques minutes, comme on le ferait à la machine à café.
Une meilleure préparation des réunions.
Réunion d’équipe : tenir informé le groupe de ce que font les autres membres d’équipe (plutôt que mettre tout le monde en copie).
Trouver de nouveaux rituels de reconnaissance en dehors des résultats et de la performance, tels que les anniversaires et des réussites personnelles.
La descente d’informations qui concernent l’entreprise : maintenir le sentiment d’appartenance à l’entreprise en informant régulièrement des décisions émanant de la DG.
Passer du temps avec chacun des collaborateurs
Éviter la spirale négative : plus on ignore un collaborateur, plus il se désengage. Repérer dans l’équipe : qui se déconnecte ? par qui commencer ? se fixer un calendrier pour regagner le terrain de l’engagement.
Si vous avez l’habitude d’avoir des échanges réguliers avec les membres de votre équipe, vous serez bien placé pour noter un changement d’humeur et de comportement, même les plus subtils. C’est important que le manager prenne cette initiative de rencontre.
Si le collaborateur reconnaît que sa motivation faibli, aidez-le à identifier les solutions. Ne lui donner pas vos solutions, agissez comme un coach qui l’aide à faire sauter les barrières. Gardez àl’esprit que vous le valorisez en l’aidant à surmonter ses propres frustrations.
Creuser pour en savoir un peu plus et comprendre ce qui ne va pas chez le collaborateur. Être direct. Dire ce que vous avez remarqué. Interroger le collaborateur sur sa vision de son job. Écouter le collaborateur. Vous allez peut-être découvrir qu’il a eu à gérer un dossier assezcompliqué, qu’il a eu des problèmes de connexion, a été distrait par une partie importante et intensive de son travail.
Rappeler la vision, l’objectif du projet, de la tâche. Quand on travaille à distance, on peut être
vite détaché des perspectives de l’entreprise. Rappeler le but commun. Le sens de la mission.
Conclusion :
Pour éviter le désengagement des collaborateurs qui
travaillent à distance
Les collaborateurs sont en attente de reconnaissance. Une qualité élevée de la relation avec une reconnaissance mutuelle entre collaborateurs s’instaure en entreprise dès lors que cela fait partie de la politique d’entreprise. Cette reconnaissance doit être diffusée à tous les échelons de l’entreprise. Pour éviter la propagation des silos : construire une culture d’entreprise digitale. Mettre en place des outils et des plateformes de collaboration pour inciter les collaborateurs à travailler ensemble. Accompagner le télétravail d’une refonte du système managérial. Privilégier la confiance et le dialogue. Le manager agit comme un coach : il est à l’écoute des besoins de ses collaborateurs et leur donne les moyens de prendre des initiatives.
